Aktuelle Infos vom Mitarbeiter: Frank Rajczak (l.) und Sohn Max informieren sich am Tablet über den Fortschritt der Arbeiten. Die Möglichkeiten der Digitalisierung erörtern sie mit Kammerberater Peter Motter.
Elmar Brandt
Aktuelle Infos vom Mitarbeiter: Frank Rajczak (l.) und Sohn Max informieren sich am Tablet über den Fortschritt der Arbeiten. Die Möglichkeiten der Digitalisierung erörtern sie mit Kammerberater Peter Motter.

"Mit Hand und Herz und digital"

News 08.12.2020

Frank Rajczak und sein Team setzen auf moderne Technik und Kommunikation.

Hückelhoven. „Man muss sich mit den Dingen beschäftigen“, sagt Frank Rajczak. Die Dinge, das sind die Veränderungen, die neuen Möglichkeiten, die sich wandelnden Faktoren im Wettbewerb. Das Unternehmen, das der Diplom-Ingenieur in Hückelhoven mit Frau Heike und Sohn Max führt, ist in Sachen Digitalisierung sehr gut aufgestellt. Die rasante Entwicklung der letzten Jahre ist der Betrieb ein großes Stück weit selbstbewusst mitgegangen – er hat davon profitiert.

„Schauen Sie sich eine moderne Heizungsanlage an“, fordert Frank Rajczak seine Gesprächspartner auf. Diese seien heute mit hochentwickelter Steuerungstechnik versehen, die Anforderungen im Hinblick auf Hygiene und Umweltschutz deutlich verschärft worden. Dementsprechend komplex sind heutzutage die Anlagen. Für das Handwerk, dass die Heizungen installiert, wartet und repariert, heißt das schon alleine vom Fachlichen, dass es immer auf dem neusten Stand sein muss.

Ganz wichtige Spielerinnen in der 22-köpfigen Mannschaft von Rajczak (darunter vier Auszubildende) sind neben den Chefs und Handwerkern die beiden für die Büroorganisation angestellten Mitarbeiterinnen Yvonne Wilden und Jessica Schaaf. Per E-Mail oder Anruf kommen bei ihnen die Anfragen der Kunden rein, werden Termine vereinbart und Aufträge koordiniert. Jeder Auftrag wird im System mit Nummer versehen und elektronisch hinterlegt. Auf die Kundendaten und alle Einträge zum Vorgang können sowohl die Mitarbeiter im Betrieb als auch die Monteure im Außendienst zugreifen. Die Software Label, speziell für das Handwerk entwickelt und vielfach genutzt, erleichtert die digitale Erfassung und bietet individuelle Anpassungsmöglichkeiten. „Ich arbeite seit mehr als 20 Jahren schon mit dem Programm und benutze das komplette Bank- und Buchführungsprogramm für die komplette Verwaltung der Ausgangs- und Eingangsrechnungen“, sagt Heike Rajczak. „Auf diese Unterstützung möchte ich nicht mehr verzichten.“

Das Aufmaß auf einer Baustelle wird digital erfasst, thermografische Abbildungen können ergänzt werden. Immer wieder müssen auf der Baustelle Anforderungen im Hinblick auf Brand- oder Lärmschutz erfüllt und Nachweise erbracht werden. Auch diese Pflicht wird zu einem Großteil auf dem digitalen Weg erfüllt. Die Arbeitszeit der Mitarbeiter wird im System festgehalten und kann da analysiert und verarbeitet werden. Rechnungen erfassen die Angestellten digital und versenden sie per E-Mail. Auch die steuerlichen Angelegenheiten werden digital geregelt. Über Neuerungen im Programm, Updates oder technische Weiterentwicklungen werden die Mitarbeiter jederzeit vom Anbieter informiert. In regelmäßigen Abständen kommen Außendienstmitarbeiter des Programmherstellers in den Betrieb und schulen das Personal.

Was die Praxis betrifft, freut sich Frank Rajczak vor allem über die gute Abwicklung im Materialbereich: „Wir haben alle Artikel, die benötigt werden, mit Nummer und Preisen hinterlegt. Außerdem kann der Monteur über sein Endgerät Ersatzteile bestellen. Sollten die Artikel nicht vorrätig sein, wird beim Großhändler bestellt. Hier erhalten wir eine Meldung, falls das Teil gerade nicht lieferbar ist. Dann bestellen wir bei einem anderen Großhändler. Die Bestellungen gehen bis zu drei Mal am Tag raus.“

Dass die Digitalisierung nicht ruht, weiß Frank Rajczak genau. Deswegen hat er Kontakt mit Peter Motter, Betriebstechnischer Berater bei der Handwerkskammer Aachen, aufgenommen, und anhand des Digitalisierungschecks des Kompetenzzentrums Digitales Handwerk ermittelt, wie gut sein Unternehmen aufgestellt ist und wo es noch Verbesserungsmöglichkeiten hat. Die Erkenntnisse hat Rajczak, der früher auch schon die betriebswirtschaftliche Beratung der Kammer in Anspruch nahm, mit Peter Motter besprochen und die Umsetzung einzelner Maßnahmen geplant. So wie Rajczak besucht Motter derzeit zahlreiche Betriebe im Kammerbezirk, um mit ihnen die Ergebnisse des Digitalisierungschecks, den aktuellen Stand der Unternehmensstrukturen und die vorhandenen Potenziale zu besprechen.

Wichtig sei immer, die Mitarbeiter des Unternehmens mitzunehmen, denn sie müssen täglich mit den neuen technischen Voraussetzungen arbeiten. Nicht jeder Mitarbeiter ist gleich schnell in der neuen Technik firm. Frank Rajczak hat aber die schöne Erfahrung gemacht, dass seine Beschäftigten für digitale Neuerungen aufgeschlossen sind. Sie merken, dass die Technik ein großer Helfer sein kann, so zum Beispiel die Spracherkennung. Was die Monteure als Arbeitsbericht oder Beschreibung einsprechen, können die Mitarbeiterinnen im Büro schnell und mit wenig redaktionellem Aufwand digital weiterverwenden.

Ein weiterer Bereich, der durch die Digitalisierung neue Optionen erhalten hat, ist das Marketing. Für die Gestaltung der Betriebs-Webseite hat Rajczak Profis beauftragt. Internetpräsenz und reale Außendarstellung sollen Hand in Hand gehen. In den Sozialen Medien wird der Betrieb immer aktiver. Darüber hinaus sind Online-Bewertungen förderlich. Aber auch den analogen Weg der Werbung will Rajczak weitergehen. Eine Aktion mit Plakaten ist geplant.

„Wir gehen den Weg der Digitalisierung mit“, sagt der Chef. „Natürlich schauen wir auch auf die Wirtschaftlichkeit, und das Geld müssen wir auf den Baustellen verdienen.“ Was sich durch die Digitalisierung aber an Ressourcen einsparen lässt, wirft ebenfalls einen großen Gewinn für den Betrieb ab.