Man mit Laptop und Aktenordner
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Laptop statt dicke Ordner: Arbeitgeber sind immer häufiger verpflichtet, Bescheinigungen und Nachweise elektronisch zu übermitteln.

News vom 08.06.2022Papier war gestern

Digitaler Service: „Bescheinigungen elektronisch annehmen“

Aachen. Das Verfahren BEA (Bescheinigungen elektronisch annehmen) ermöglicht seit 2014 die digitale Übermittlung von Bescheinigungen und erleichtert Unternehmen den Datenaustausch mit der Bundesagentur für Arbeit (BA). Ab Anfang 2023 müssen Arbeitgeber dieses elektronische Verfahren verpflichtend nutzen.

Den BEA-Service gibt es seit 2014. Was ändert sich zum 1. Januar 2023?

Die Abgabe der Bescheinigungen muss nun auf elektronischem Wege erfolgen, eine Abgabe in Papierform ist dann grundsätzlich nicht mehr möglich. Die Nutzung des digitalen Verfahrens ist aufgrund des 7. SGB IV Änderungsgesetzes ab 1. Januar 2023 verpflichtend.

Welche Bescheinigungen werden über das Verfahren BEA eingereicht?
Arbeitgeber können mit dem BEA-Service

  • die Arbeitsbescheinigung gem. § 312 SGB III
  • die Arbeitsbescheinigung für Zwecke über- und zwischenstaatlichen Rechts (EU-Arbeitsbescheinigung) gem. § 312a SGB III sowie
  • die Nebeneinkommensbescheinigungen gem. § 313 SGB III

digital an die BA übermitteln.

Was passiert mit dem Widerspruchsrecht von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern gegen die elektronische Datenübermittlung?
Ab dem 1. Januar 2023 entfallen das bis dahin geltende Widerspruchsrecht der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer gegen die elektronische Übermittlung. Es entfällt auch die Informationspflicht für Arbeitgeber.

Muss ich als Arbeitgeber meiner Arbeitnehmerin beziehungsweise meinem Arbeitnehmer diese Bescheinigung aushändigen?
Nein, die Beschäftigten erhalten einen Nachweis der übermittelten Daten von der BA.

Auf welche Weise kann die elektronische Abgabe erfolgen?
Viele Lohnabrechnungsprogramme bieten eine entsprechende Funktion an. Alternativ kann auch die kostenlose online-Anwendung sv.net genutzt werden.

Wie kann ich als Arbeitgeber feststellen, ob meine Lohnabrechnungs-Software die zertifizierte, elektronische Übermittlung der Bescheinigungen bereits unterstützt?
Unter dem Link zur Unterseite auf gkv-ag.de lässt sich bei „Programmtyp“ „Entgeltabrechnungsprogramme“ auswählen und in der Übersicht der Module ein Haken bei „Elektronische Arbeitsbescheinigungen der Bundesagentur für Arbeit (BEA-Verfahren)“ setzen. In der Liste lässt sich dann ersehen, ob die Software vorkommt.

Was kann ich tun, wenn ich keine Lohnabrechnungs-Software nutze oder meine Software das Verfahren nicht unterstützt?
In diesem Falle empfiehlt es sich, die elektronische Ausfüllhilfe sv.net zu nutzen, da die Übermittlung über das BEA-Verfahren verpflichtend ist.

Ich möchte für das BEA-Verfahren sv.net nutzen. Brauche ich dafür die kostenpflichtige Comfort-Version?
Die Abgabe der Arbeitsbescheinigungen im Rahmen von BEA ist mit der kostenlosen Standard-Version von sv.net möglich. Eine Übersicht über die weiteren Funktionen von sv.net/standard und sv.net/comfort ist auf dieser Seite im Bereich „Produktbeschreibung“ ersichtlich.

 Kann ich die Bescheinigungen weiterhin in Papierform einreichen?
Ab dem 1. Januar 2023 ist ausschließlich die digitale Übermittlung möglich. Dadurch lassen sich Kosten für Erstellung, Druck und Versand sowie Zeit sparen, weil mit weniger Nachfragen durch die BA zu rechnen ist. Für Arbeitsverhältnisse (Versicherungspflichtverhältnisse und Nebenerwerbstätigkeiten), die bis zum 31. Dezember 2022 beendet wurden, bleibt die Möglichkeit zur Abgabe in Papierform bestehen.

Gilt die Pflicht zur elektronischen Abgabe der Bescheinigungen für alle Unternehmen, unabhängig von Größe oder Branche?
Ja, die Pflicht gilt für alle Arbeitsverhältnisse (Versicherungspflichtverhältnisse und Nebenerwerbstätigkeiten), die ab dem 1. Januar 2023 beendet wurden. Auch eine Übergangsfrist ist nicht vorgesehen.

Was passiert, wenn versehentlich inhaltliche Fehler bei der Bescheinigung unterlaufen oder sich nachträglich etwas ändert?
Der Datensatz kann unkompliziert neu ausgefüllt werden und wieder an die BA geschickt werden. Die Arbeitnehmerin beziehungsweise der Arbeitnehmer erhält dann eine Änderungsmitteilung.

Wurde BEA im Vorfeld ausreichend getestet?
Das Verfahren wird bereits seit 2014 auf freiwilliger Basis genutzt und wurde seither kontinuierlich weiterentwickelt. Es ist bei Unternehmen in Deutschland gut etabliert.

Informationen unter: www.arbeitsagentur.de
BEA-Hotline:  0800 4555527