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Wichtiges Thema auch für kleine Unternehmen und Freiberufler: Die elektronische Archivierung muss revisionssicher erfolgen, Daten richtig geschützt werden.
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Stolperfallen vermeiden

Mit überschaubarem Aufwand elektronisch und revisionssicher archivieren

Betriebsführung

München. Der Gesetzgeber verlangt über die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) von Unternehmen jeder Größe, auch von Freiberuflern, eine revisionssichere Archivierung ihrer betrieblichen Daten. Was heißt das genau und worauf ist zu achten?

Revisionssicher archivieren bedeutet grundsätzlich, dass die abgelegten Daten vor einer nachträglichen Änderung oder Manipulation geschützt sind. Auf dem Weg zum sicheren Archiv gibt es allerdings jede Menge Stolperfallen. Wie können Unternehmer sie erkennen und vermeiden?

Ein Betriebsinhaber, der heute noch denkt, er sei mit sorgsam nach Geschäftsjahren aufgereihten Papierordnern oder einem Archiv aus gebrannten CDs, externen Festplatten oder USB-Sticks für eine Betriebsführung durch das Finanzamt gewappnet, täuscht sich gewaltig. Diese klassischen Ablage- und Speichermethoden sind für einen Unternehmer echte Stolperfallen bei der Archivierung, die im schlimmsten Fall zu einem Verlust des Vorsteuerabzugs, einer Steuerschätzung oder sogar einer Strafzahlung führen können. Soweit muss es aber nicht kommen. Schon die Umsetzung ein paar weniger, sehr wirksamer Maßnahmen mit überschaubarem Aufwand und geringem finanziellen Einsatz bringt Sicherheit und dient als Investition in die eigene unternehmerische Zukunft.

Revisionssicherheit nach den aktuellen gesetzlichen Vorgaben der GoBD bedeutet deutlich mehr als nur die technischen Gesichtspunkte der Umsetzung. Vielmehr geht es um den gesamten organisatorischen Prozess der Archivierung. Darunter fallen die betrieblichen Abläufe, die Vollständigkeit der Daten und die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen. Alle betrieblichen Prozesse sowie die Arbeitsweise müssen definiert, dokumentiert und nachvollziehbar sein.

Zur korrekten Umsetzung der rechtssicheren Archivierung sind folgende Punkte zu beachten:

  1. Die Daten müssen vollständig im Archiv vorhanden sein, das bedeutet, grundsätzlich müssen alle Aufzeichnungen mit Belegcharakter mit dem Zeitpunkt ihrer Erfassung unveränderbar abgelegt sein.
  2. Im Archiv gilt es, jede Änderung, so denn eine stattfindet, zu protokollieren. Haben mehrere Anwender Zugriff, muss deutlich ersichtlich sein, wer die Änderung wann vorgenommen hat. Zusätzlich muss das ursprünglich erstellte Dokumente jederzeit aufrufbar sein. Diese Anforderungen lassen sich mittels Archivierung auf z. B. Festplatte oder USB-Stick nicht umsetzen.
  3. Zur Sicherheit des Gesamtverfahrens zählt auch, dass zum frühestmöglichen Zeitpunkt archiviert wird: Jede zeitliche Verzögerung von mehreren Tagen zwischen dem Eingang bzw. der Erstellung des Beleges und seiner laufenden Erfassung gilt beim Finanzamt bereits als bedenklich.
  4. Für einen Vertreter des Finanzamtes muss das gesamte Verfahren der Archivierung – sowohl technisch als auch organisatorisch – nachvollziehbar und überprüfbar sein. Die Aufbewahrungsfristen gelten bis zu zehn Jahren; entsprechend dürfen Unterlagen vorher nicht vernichtet werden.
  5. Gleichzeitig muss die Sicherheit der Daten generell und speziell vor missbräuchlichem Zugriff gewährleistet sein. Hierzu bieten sich im besonderen Maße sichere Cloud-Lösungen an. Dabei liegen die Daten nicht mehr auf den unternehmenseigenen Servern und sind damit geschützt vor lokalen Hacker- und Virenangriffen sowie auch vor Unfallschäden durch Brand oder Überflutung.

Aus der Erfüllung all dieser Anforderungen resultiert ein digitales, revisionssicheres Archiv. Was anfangs nach einem großen organisatorischen Aufwand aussieht, lässt sich mit der richtigen Software jedoch schnell und einfach umsetzen. So hat zum Beispiel der Spezialist für Unternehmenssoftware Lexware mit Lexware archivierung eine Lösung auf den Markt gebracht, mit der speziell kleine Unternehmen und Freiberufler ihre Archivierung GoBD-konform, einfach und sicher erledigen können – garantiert ohne Stolperfalle.

Die kostengünstige Lösung ist dabei universell einsetzbar – sprich, die Dokumentenübernahme ins digitale Archiv erfolgt unabhängig von der verwendeten Software. Lexware archivierung speichert die Daten –  den deutschen Datenschutzbestimmungen entsprechend – sicher in einer in Deutschland gehosteten Cloud in Hochsicherheitszentren.

Kleine Unternehmen und Freiberufler sollten jetzt keinesfalls die Augen verschließen, sondern zügig – Schritt für Schritt – Maßnahmen zur Umsetzung der GoBD-Archivierungspflicht ergreifen. Der Einsatz spezieller Software ist dabei eine große Unterstützung. Die elektronische Archivierung von steuerrelevanten Daten sorgt in dem Zusammenhang nicht nur für Rechtskonformität, sondern hat auch große Vorteile: weniger Platz zur langjährigen Archivierung von Papierordnern und schneller, gezielter Zugriff auf alle Informationen zu jeder Zeit. Am Ende steigt die nicht nur die Sicherheit bei der Betriebsprüfung sondern auch die Effizienz im Büroalltag - und damit lassen sich in der Regel auch noch Betriebskosten einsparen.

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Dipl.-Ing. Herbert Pelzer
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