München. Der Gesetzgeber verlangt über die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) von Unternehmen jeder Größe, auch von Freiberuflern, eine revisionssichere Archivierung ihrer betrieblichen Daten. Was heißt das genau und worauf ist zu achten?
Revisionssicher archivieren bedeutet grundsätzlich, dass die abgelegten Daten vor einer nachträglichen Änderung oder Manipulation geschützt sind. Auf dem Weg zum sicheren Archiv gibt es allerdings jede Menge Stolperfallen. Wie können Unternehmer sie erkennen und vermeiden?
Ein Betriebsinhaber, der heute noch denkt, er sei mit sorgsam nach Geschäftsjahren aufgereihten Papierordnern oder einem Archiv aus gebrannten CDs, externen Festplatten oder USB-Sticks für eine Betriebsführung durch das Finanzamt gewappnet, täuscht sich gewaltig. Diese klassischen Ablage- und Speichermethoden sind für einen Unternehmer echte Stolperfallen bei der Archivierung, die im schlimmsten Fall zu einem Verlust des Vorsteuerabzugs, einer Steuerschätzung oder sogar einer Strafzahlung führen können. Soweit muss es aber nicht kommen. Schon die Umsetzung ein paar weniger, sehr wirksamer Maßnahmen mit überschaubarem Aufwand und geringem finanziellen Einsatz bringt Sicherheit und dient als Investition in die eigene unternehmerische Zukunft.
Revisionssicherheit nach den aktuellen gesetzlichen Vorgaben der GoBD bedeutet deutlich mehr als nur die technischen Gesichtspunkte der Umsetzung. Vielmehr geht es um den gesamten organisatorischen Prozess der Archivierung. Darunter fallen die betrieblichen Abläufe, die Vollständigkeit der Daten und die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen. Alle betrieblichen Prozesse sowie die Arbeitsweise müssen definiert, dokumentiert und nachvollziehbar sein.